Die (erste) Arbeitswoche ist geschafft – nun folgt die (erste) Stundeneingabe

Die Arbeitswoche ist geschafft und nun möchten Sie uns natürlich Ihre Stunden noch übermitteln.

Mit dieser Anleitung wollen wir neuen Kolleginnen und Kollegen Hilfestellung bei der Stundeneingabe geben.

Natürlich stehen wir Ihnen auch immer persönlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an und wir gehen die Eingaben zusammen mit Ihnen durch. Dazu kann es hilfreich sein, dass Sie unser Fernwartungstool aktivieren.

Wann gebe ich meine Stunden ein?

Damit wir Ihnen Ihr Gehalt pünktlich auszahlen können, ist es absolut wichtig, dass wir Ihre Stundenabrechnung und den Stundenzettel so früh wie möglich erhalten.

Wann genau Sie aber Ihre Stunden nach der Arbeitswoche eingeben, bleibt Ihnen natürlich selbst überlassen – die einzige Richtlinie ist, dass die Stunden bis zum, der Arbeitswoche folgenden, Dienstag übertragen sein sollen.

So funktioniert‘ s

Ihre Stunden geben Sie auf unserer Webseite MatchWebPro.com ein. Unter Ihrem persönlichen Menü klicken Sie auf Auftragsnachbearbeitung und dann auf Wochenstunden übermitteln.

 

 

Danach wählen Sie den aktuellen Termin, für den Sie die Stunden eingeben möchten aus und klicken dann auf den [Stunden eingeben >>>] – Button.

 

 

Nun erscheint folgende Eingabe-Maske:

 

• Termin: Hier wählen Sie den Tag aus, für den Sie Stunden eingeben möchten. Beachten Sie, dass eine Stundeneingabe für Stunden, die in der Zukunft liegen nicht möglich ist. Schließlich kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren.
• Typ: Hier tragen Sie ein, um welche Art von Stunden es sich handelt
  {Normalstunden oder (Ruf-)Bereitschaftsdienst}. Einen geteilten Dienst geben Sie mit {Normalstunden} für die erste Hälfte und {Normalstunden (weitere)} für den zweiten Teil ein.
• Anfangszeit: Hier tragen Sie ein, um wie viel Uhr Sie angefangen haben zu arbeiten.
• Neben dem Anfangszeitfeld befindet sich ein Options-Kästchen neben dem 24h Hier können Sie 24-Stunden-Dienste (für die Bereitschaft) eintragen. Wenn Sie den Haken setzten, verschwindet das Feld für die Eingabe der Endzeit.
• Endzeit: Hier tragen Sie ein, bis wann Sie an einem Tag gearbeitet haben.
• Pause: Hier tragen Sie ein, wie viel Pause Sie gemacht haben (zum Beispiel 0:30, 0:45, 1:00).
• Spesen berechnen | [Verpfl.] und [Unterk.]: Wenn Sie von der Einrichtung Spesenpauschalen für Verpflegung und Unterkunft bezahlt bekommen, setzten Sie hier die Haken.
• In der Optionszeile können Sie über den Button
  • [+/- Abw. Bereitschaftsdienst-Stufen] eine weitere Spalte einblenden, in der Sie den Prozentsatz, mit denen die Bereitschaftsdienst-Stufen berechnet werden, eintragen können.
  • [+ Mehr Eingabefelder anzeigen] pro Klick jeweils eine weitere Zeile für die Stundeneingabe erstellen.
• [Prüfen und Speichern >>>] Wenn Sie alle Stunden eingetragen haben klicken Sie auf den Button, um die Eingaben zu überprüfen und zum nächsten Schritt zu kommen.

Das System prüft nun die Eingaben. Hier ein paar der typischen Fehler und wie Sie diese beheben.

1. Bitte geben Sie für eine Arbeitszeit (Normalstunden) von 9 Stunden oder mehr, mindestens 0:45h als Pause ein(vgl. §4 ArbZG)…
   Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass Sie 30 Minuten Pause machen müssen, wenn Sie 8 Stunden arbeiten und nach 9 Stunden 45 Minuten. Da wir von einer gewöhnlichen Arbeitszeit von 8 Stunden ausgehen, steht bei der Pause standardmäßig 0:30h. Arbeiten Sie länger müssen Sie den Wert auf 0:45h umschreiben. Bei einer Stunde Pause tragen Sie 1:00h ein.

2. Nach § 3 ArbZG sind maximal 10,00 Arbeitsstunden möglich. Aktuell beträgt die eingegebene Arbeitszeit xx.xx Std…
   Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass Sie nur 10 Stunden am Tag arbeiten dürfen. Dementsprechend können Sie auch nur 10 Arbeitsstunden eingeben. Eine Sonderregelung gibt es für Bereitschaftsdienste, wenn Sie bei diesen die Möglichkeit haben zwischendurch immer wieder Pause zu machen und nicht konstant arbeiten müssen.
3. Das Format der eingegebenen Startzeit ist ungültig (Format: hh:mm)
   Oft passiert es, dass der Doppelpunkt vergessen wird. Wenn Sie den Fehler nicht sofort erkennen können, löschen Sie einfach die Eingabe in den Feldern und tragen die Zeiten noch einmal neu ein. [Stunde] [Doppelpunkt] [Minute], also z.B. 06:30, 16:45, usw.)

Vertrags-/ Termininformationen

Wenn es keine Fehler bei der Prüfung gibt kommen Sie nun auf den nächsten Bildschirm.

Unter Lohnabr. – Zeitraum  teilen Sie uns mit, ob für den aktuellen Monat noch Stunden von Ihnen eingegeben werden oder ob es sich bei der Eingabe um die letzten Stunden des Monats handelt.

Wir haben diese Abfrage aus folgenden Gründen eingebaut. Erst einmal müssen wir als Arbeitnehmerüberlassung darauf achten, dass jede Stunde in dem Monat abgerechnet wird, in dem sie angefallen ist.

Des Weiteren wird die Lohnabrechnung, in Zusammenarbeit mit uns, von einem Rechenzentrum erstellt. Bei diesem zahlen wir pro Lohnabrechnungsdurchlauf einen Festpreis, egal ob für einen kompletten Durchlauf oder nur für einen Durchlauf mit einer korrigierten Stundeneingabe.

Wenn nun also Stunden für Monat A verspätet im Monat B eingegeben werden, müssen wir den erneuten Durchlauf zahlen. Diesen, hohen 3-stelligen, Betrag müssten wir dann dem Verursacher in Rechnung stellen – für beide Seiten keine schöne Situation.

Daher, wenn Sie wissen, dass sie noch weitere Stunden für einen Monat folgen werden, teilen Sie uns dies bitte mit, indem Sie „Nein, weitere Stundeneingaben folgen“ auswählen.

 

Im Kommentar-Feld können Sie uns zusätzliche Informationen hinterlassen.

Zum Beispiel, wenn Sie nach dem Versenden der Stunden merken, dass Sie einen Tag falsch eingetragen haben (nach dem versenden der Stunden lässt sich eine Eingabe nicht mehr ändern). Dann geben Sie die Stunden erneut ein und tragen im Kommentarfeld Ihren Fehler ein und schreiben uns, dass es sich bei der Neueingabe um die Korrektur handelt.

Über den [Zurück zur Stundeneingabe…]Button gelangen Sie wieder auf die erste Seite und über
[Eingaben übernehmen und weiter…]Button gelangen Sie auf die letzte Seite.

Hier erhalten Sie noch einmal eine Übersicht der eingetragenen Stunden. Über [<<< zurück] gelangen Sie wieder zur Stundeneingabe, falls Sie noch etwas ändern möchten. Wenn Sie mit Ihrer Stundeneingabe fertig sind, klicken Sie auf [Wochenstunden speichern!], um die Stunden abzusenden.

Unter Ihrem persönlichen Menü unter Nachrichtenverwaltung haben Sie nun eine „Stundennachweis fuer Termin 0XXXXX“- Nachricht. Wenn Sie diese Nachricht öffnen, sehen Sie dass aus Ihren Stundeneingaben ein unterschreibbarer Stundenzettel geworden ist.

Diesen können Sie nun entweder ausdrucken, ihn dann unterschreien lassen und dann an uns zusenden (z.B. per Fax). Sie können den Stundenzettel aber auch per E-Mail versenden. Klicken Sie dafür oben rechts auf „Nachricht an E-Mail-Empfänger weiterleiten…“. Unter den aktuellen Buchungspartnern können Sie den richtigen Ansprechpartner auswählen und dann auf den [An Adresse(n) weiterleiten] Button drücken, um den Zettel als Mail zu versenden.

Dies kann sehr praktisch sein, wenn Sie zu einer Zeit Dienstschluss machen, wo das Büro nicht besetzt ist oder wenn Sie nach Hause fahren wollen, ohne erst noch 30-40 Minuten nach dem Dienst nach Ihrem Ansprechpartner suchen müssen.